Profesionalni Kongresni Organizator

Kao PCO ( Profesionalni Kongresni Organizator ) nudimo punu podršku i usluge za potrebe naših korporativnih klijenata, uključujući sve složene procese organizacije kongresa. Shodno iskustvu kao DMC i Tour operator za Balkansku regiju, Pro Optimus nudi PCO servise za sve destinacije na Balkanu. Naš cilj je djelotvorno rješenje svih Vaših zahtjeva, te potpuna briga o online registraciji, plaćanju i smještaju kroz organizaciju jedinstvenog socijalnog programa.

Usluge

Projekt menadžment

  • Vođa projekta koji će biti posvećen samo Vašem kongresu
  • Mjesto održavanja kongresa i hoteli – Odabir i analiza
  • Aktivno učešće u sastancima vezanim za kongres
  • Priprema plana aktivnosti kao i priprema rasporeda zadataka
  • Priprema kongresnog budžeta i podnošenje izvještaja

Program i izrada web stranice

  • Priprema (koordinacija), dizajn i odobrenje svih printanih materijala
  • Koncept, dizajn i održavanje oficijalne web stranice kongresa

Registracija

  • Implementacija online sistema za registraciju, koji može biti inkorporiran na oficijelnu web stranicu kongresa
  • Profesionalno vođenje individualnih i grupnih registracija

Naplata potraživanja, uključujući i automatsko plaćanje kreditnim karticama

  • Kompletno online vođenje abstrakata, selekcija i planiranje sesija
  • Odobravanje ili odbijanje kao i komunikacija sa autorima

Reklame/Marketing aktivnosti

  • Dizajn i priprema reklamnih materijala
  • Analiza tržišta i pregovori sa potencijalnim izlagačima
  • Potpuno vođenje svih aktivnosti vezanih za izlagače, od početnog ugovora do naplate
  • Koordinacija svih usluga (tlocrt standova, položaj sponzora itd..)

Transferi

  • Organizacija transfera Aerodrom – Hotel – Aerodrom
  • Transferi za vrijeme trajanja kongresa
  • VIP transferi luksuznim vozilima

Sponzorstva

  • Priprema i dizajn sponzorskih paketa
  • Analiza i procjena tržišta te pregovori sa potencijalnim sponzorima
  • Koordinacija i izvršenje svih sponzoriranih aktivnosti
  • Hotelski smještaj
  • Analiza, pronalaženje i ugovaranje usluga sa hotelima
  • Priprema različitih hotelskih brošura, mapa i rooming listi
  • Potpuno automatizovan online booking program za individualne i grupne rezervacije

Zabavni (socijalni) program

  • Osmišljanje, budžetiranje i realizacija socijalnih sadržaja
  • Realizacija lokalnih tura/obilazaka, pred i post kongresnih aktivnosti za učesnike kongresa ali i osobe u pratnji

Koordinacija na licu mjesta

  • Kompletna logistika za vrijeme kongresa
  • Info pult kao i registracijski stol zadužen za sve detalje vezane za smještaj, materijale, socijalni program, transfere, pozvane predavače, izlagače, sponzore, hostese isl…

Oprema za PCO

  • Ozvučenje Monitori (zvučnici) za izvođaće na bini, Mikseta, Mikrofoni, Bežićni mikorfoni, Oprema za simultano prevođenje, Oprema za interaktivno glasanje
  • Ambijentalna rasvjeta, Halogena Rasvjeta, Reflektori, Kontrola rasvjete
  • Video oprema, Video oprema za dvoranske projekcije, Wide screen systems
  • Rampa za Binu, Sklopiva Bina (bina na sklapanje prema potrebnoj dimenziji) ili neki drugi termin